Langkah perencanaan dalam presentasi bisnis

Sebuah presentasi bisnis yang berhasil merupakan bentuk komunikasi lisan yang direncanakan secara cermat, misalnya untuk tujuan penjualan gagasan, produk (barang dan jasa) kepada seseorang atau kelompok pengambil keputusan. Berikut ini diberikan langkah-langkah dalam merencanakan sebuah presentasi bisnis.

  1. Kajilah tujuan Anda. Mengkaji tujuan memaksa Anda mementukan apa yang diinginkan dari penyimak dengan tepat. Sebenarnya mengkaji tujuan tidak sesulit yang dibayangkan, sama mudahnya dengan bertanya kepada orang apakah boleh berbicara, untuk meyakinkan bahwa Anda berdua berada pada "panjang gelombang yang sama". Sebagai contoh, Anda memerlukan dana 100,000. dollar dari direksi untuk suatu penelitian dan proyek pengembangan, atau meminta persetujuan mengenai kampanye periklanan yang baru, atau peningkatan anggaran sebesar 10% untuk personel tambahan. Tujuan harus ditulis dalam kalimat yang sederhana, jelas, dan singkat yang memenuhi kriteria berikut ini :
    1. Deskriptif. Tujuan harus dinyatakan sedemikian rupa sehingga memancing reaksi yang diinginkan khalayak. Jika Anda menyatakan, "Saya ingin menunjukkan kepada hadirin kelebihan system pengendalian komputer terpusat", Anda mempunyai masalah. Mengapa ?, sebab ini tidak akan memancing tanggapan khalayak. Tapi jika disusun dengan kata-kata " Saya ingin dewan pengawas sentral University menyetujui pembelian system komputer terpusat dari American Energy Foundation",Proposal Anda akan berhasil, karena ini dapat memancing reaksi khalayak.
    2. Spesifik. Pernyataan tujuan yang baik adalah sederhana, jelas, ringkas dan spesifik. Pernyataan tujuan yang baik mengujukan pertanyaan standar wartawan ( siapa,ap, dimana, mengapa, dan bagaiaman ) tentang sasaran khusus dan tepat.
    3. Realistis. Sasaran yang tidak relistis dapat mengakibatkan frustasi, dan tentu sulit untuk mendapatkan dukungan. Menetukan sasaran yang realistis dapat membawa keberhasilan yang lebih besar, dan menghindarkan ketidak puasan dari khalayak.
  2. Menganalisis khalayak.Penyaji harus memahami sifat badan pengambil keputusan. Persiapan akan lebih mudah jika sejak awal sudah memusatkan perhatian kepada para penyimak. Tidaklah mungkinmempelajari segala sesuatunya mengenai khalayak, tetapi jawaban pertanyaan berikut ini akan sangat membantu. (a) Apa nama kelompok (orang) yang akan Anda hadapi ?. (b) Apa fungsi pengambilan keputusan mereka. (c) Siapa yang akan mengatur kelompok ?, Apa tanggung jawab pekerjaan mereka ?, dan seberapa besar pengaruh yang dimiliki setiap orang dalam mengambil keputusan ?. (d) Apa yang diketahui kelompok tentang Anda. (e) Bagaimana kesan kelompok terhadap perusahaan atau bagian yang Anda wakili. (f) Pengalaman yang dimiliki pengambil keputusan yang berhubungan dengan gagasan, atau produk (barang atau jasa) yang diusulkan?. (g) Apakah sudah pernah unit Anda melakukan presentasi didepan dewan mengenai hal serupa ?, kapan ?. (h) Apa tanggapan dewan mengenai proposal sebelumnya ?.
  3. Mengembangkan gagasan utama. Bersamaan dengan pengembangan awal mengenai tujuan dan analisis khalayak, pengembangan pokok utama (pusat) atau tema untuk presentasi merupakan hal yang penting. Tujuan khusus Anda adalah sasaran, dan gagasan utama adalah cara untuk mencapai sasaran. Gagasan utam sebaiknya ringkas dan langsung. Gagasan ini merupakan pernyatan yang mencakup keseluruhan presentasi menjadi satu kalimat deklaratif.
  4. Mengembangkan pokok-pokok utama. Langkah berikutnya dalam persipan adalah mengembangkan pokok-pokok utama, atau pokok-pokok kunci yang membentuk tulang punggung pesan, yang mencerminkan garis besar subdivisi yang utama. Setiap pokok utama harus mendukung, menggambarkan, atau memperjelas gagasan utama dari suatu pesan.
  5. Mengkonsultasikan sumber- sumber informasi. Pertimbangkan pengetahuan dan pengalaman Anda sendiri berdasarkan pokok-pokok utama yang telah dikembangkan, jika memerlukan tambahan pengetahuan, berkonsultasilah pada orang yang berkompeten dan telah berpengalaman. Jika perlu adakan penelitian atau lakukan penyelidikan yang menyeluruh baik dilapangan maupun di perpustakaan untuk menjamin kebenaran informasi yang dimiliki.
  6. Mencatat data. Data akurat yang dikumpulkan harus dicatat secara sitematik, agar memudahkan pembuktian jika diperlukan. Hal yang lebih bijaksana adalah mengumpulkan materi lebih banyak dari yang sebenarnya akan digunakan dalam penyampaian pesan ( dua atau tiga kali lipat dari materi yang diperlukan), agar mampu melayani semua keingin tahuan halayak, baik selama, maupun setelah presentasi.
  7. Membuat sketsa presentasi. Setelah mengumpulkan dan membuat daftar materi, maka buatlah sketsa (garis besar/outline) menurut urutan yang logis. Buatlah sketsa sesuai dengan kebiasaan Anda (yang menurut Anda mudah digunakan), lalu kaji kelebihan dan kelemahan sketsa sebelum digunakan.
  8. Menggunakan catatan. Sebenarnya catatan yang diperlukan hanya untuk mengarahkan agar lebih focus, atau mencegah penyimpangan dalam penjelasan Anda. Orang yang menguasai materinya kemungkinan tidak memerlukan catatan. Tapi ingat !, penggunakan catatan jangan sampai menghilangkan kontak dengan khalayak, sebab itu akan mengurangi efektivitas presentasi Anda secara keseluruhan. Catatan tidak perlu disembunyikan dari khalayak, tapi pandangan jangan terus terarah pada catatan, namun dilihat hanya pada saat-saat diperlukan.
  9. Latihan. Sebelum presentasi betul-betul dilakukan, perbanyak latihan, namun jaga agar tidak terlihat seperti menghafal, atau terlihat basi materinya. Jika perlu rekam dalam pita rekaman, atau berlatihlah didepan cermin untuk melihat gaya dan lisan Anda. Atau mungkin mintalah satu atau dua orang terdekat Anda untuk menyaksikan latihan Anda.
  10. Mengumpulkan umpan balik melalui gladi resik. Setelah berlatik secara cermat yang mungkin disaksikan satu atau dua orang, sekarang Anda siap mengundang sekelompok orang kedalam bentuk gladi resik. Kerja sama dan bimbingan yang diberikan orang-orang, yang juga merupakan kelompok evaluator yang kritis, atau semacam dewan penilai yang mengevaluasi secara obyektif presentasi Anda. Setelah gladi resik, Anda mungkin akan memperbaiki hal-hal yang dianggap kurang, memperjelas bagian yang membingungkan, dan memperkuat atau menghapus arguman yang lemah, yang disarankan oleh dewan penilai. Dalam gladi resik ini juga perlu diperhatikan waktu atau lamanya presentasi, jika perlu, sesuaikan waktu seperti yang direncanakan. Akhirnya, Anda telah siap dengan perencanaan sebuah presentasi yang berhasil.

Pesan Sponsor

Statistik Web

Total Total Kunjungan : 246296
Today Kunjungan Hari Ini : 19
Online Online User : 1
Update Last Update : 21-03-2014

Share